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Chi siamo

Gestione delle richieste

Attori

• Referente: colui il quale invia degli sticker (ricevuti da [http://system76.com System76]) in maniera tempestiva ai vari distributori e gira le mail di richiesta sempre ai distributori.

• Distributore: colui il quale riceve le email di richiesta dal referente e gli sticker. Contatta il richiedente facendogli sapere il proprio indirizzo dove spedire la doppia busta. È la persona che si occupa di inviare realmente gli sticker.

• Richiedente: colui il quale desidera gli sticker e si mette in contatto con il Referente. Sarà lui a preparare la doppia busta già affrancata e compilata da spedire ai dati che ottiene dal Distributore, che gli viene assegnato.

Procedura

Di seguito verrà spiegata la procedura che sarà adottata per lo svolgimento del progetto Stickers Ubuntu.

Il referente riceve le e-mail di richiesta, le seleziona e le annota in [:GruppoPromozione/StickerUbuntu/Registro:questa] pagina wiki (accessibile solo ai membri di questo progetto).

Il compito del distributore è quello di rispondere alle mail indicate nella tabella del link precedente specificando l'indirizzo a cui dovrà essere spedita la lettera. Questa dovrà contenere un'altra busta già compilata e affrancata.

Eccovi la risposta esempio:

Gentile utente,
può spedire la sua richiesta al seguente indirizzo:
 
SCRIVERE INDIRIZZO
 
Affinché la sua richiesta venga accettata le ricordo che la lettera
dovrà contenere al suo interno un'altra lettera, già affrancata, con i
campi del mittente e del destinatario già compilati. Inoltre bisogna inserire
all'interno della busta, anche il suo recapito e-mail con cui
si è iscritto a questo servizio, in modo da poterla contattare per 
confermarle la consegna.
Le ricordiamo inoltre che, in caso di mancata ricezione della busta da
parte del sottoscritto a 15 giorni da questa mail, le sarà inviato un
preavviso di annullamento stickers. Nei successivi 15 giorni, in caso di 
busta non ancora arrivata, la richiesta verrà annullata definitivamente.
 
Distinti saluti,
Team Ubuntu Stickers
 
PS:
Per qualsiasi informazione sul "protocollo", si legga le Linee Guida del servizio alla pagina:
http://wiki.ubuntu-it.org/GruppoPromozione/StickerUbuntu/LineeGuida
 
Per informazioni generiche si legga le FAQ:
http://wiki.ubuntu-it.org/GruppoPromozione/StickerUbuntu/FAQ

Oltre alla busta affrancata, all'interno ci dovrà essere un foglietto con scritto l'indirizzo e-mail di riferimento, in modo tale che si evitino richieste di adesivi non precedute da e-mail di richiesta.

Alla ricezione della lettera, il distributore conferma l'invio degli adesivi all'indirizzo e-mail presente all'interno della busta e aggiorna la pagina wiki di riferimento.

Ecco una risposta di esempio:

Team Ubuntu Stickers, richiesta evasa

Gentile utente,

La sua richiesta è stata evasa.
Riceverà al più presto gli adesivi come da lei richiesto.

Distinti saluti,
Team Ubuntu Stickers

Sulla base degli ordini evasi il referente determina il numero residuo degli adesivi a disposizione dei distributori. Questo consentirà al referente di inviare tempestivamente gli adesivi e far sì che nessun distributore ne rimanga senza.

Procedura mancato arrivo busta e/o richieste non conformi

Può succedere che il distributore dopo aver inviato la mail di risposta non riceva la busta dal richiedente o perché si è dimenticato di inviarla o perché ha cambiato idea.

Gli stickers, al momento della risposta, sono prenotati per il richiedente. Per questo motivo, per evitare che rimangono stickers assegnati ma non inviati, con l'arrivo di nuove richieste è opportuno dare al richiedente un tempo massimo per l'invio della busta, in modo tale che, nel caso in cui non voglia piu gli stickers, questi vengano assegnati a un'altra persona.

Se dopo 15 giorni dall'invio della prima mail non arriva al distributore la busta preaffrancata del richiedente, il distributore invia una mail al richiedente, con copia per conoscenza al referente, informandolo che, se entro 15 giorni dall'invio dalla mail non arriva la busta, il referente annullerà la richiesta.

L'email di preavviso viene inviata (con oggetto: Preavviso di annullamento richiesta stickers) come indicato qui:

Team Ubuntu Stickers, richiesta inevasa

Gentile utente,

In riferimento alla sua richiesta del (mettere data), non ci è pervenuta la busta per l'invio degli stickers;
le chiedo di provvedere al più presto all'invio della busta entro 15 giorni, in caso di mancato invio, la sua richiesta verrà annullata.
Per evitare l'annullamento della sua richiesta, invii la busta e risponda a questa mail.

In caso contrario la presente costituisce preavviso di annullamento della richiesta.

ps. la presente mail è stata inviata per conoscenza al referente

Distinti saluti,
Team Ubuntu Stickers

Oltre al mancato invio della busta, occorre seguire una procedura nel caso ci sia una richiesta non conforme, poichè:

1) non c'è la seconda busta per l'invio degli stickers;

2) è presente la busta per l'invio ma non è affrancata;

3) è presente la busta per l'invio ma non è compilata nel mittente (distributore) e destinatario (richiedente);

4) manca l'indirizzo e-mail di riferimento della richiesta.

In questo caso, va spedita una mail con il seguente messaggio ( sempre in copia per conoscenza al referente):

Gentile utente,
siamo spiacenti ma la sua richiesta non ha seguito il protocollo specificato nella pagine di wiki:

http://wiki.ubuntu-it.org/GruppoPromozione/StickerUbuntu/

In particolare l'errore riscontrato è stato:
(mettere la voce appropriata tra:
1) non c'è la seconda busta per l'invio degli stickers;
2) è presente la busta per l'invio ma non è affrancata;
3) è presente la busta per l'invio ma non è compilata nel mittente (distributore) e destinatario (richiedente);
4) manca l'indirizzo e-mail di riferimento della richiesta.)


Ci riserviamo il diritto di inviarle gli stickers, ma comunque siamo lieti di accontentare ogni sua richiesta futura ben specificata.

Distinti saluti,
Team Ubuntu Stickers


PS.
Si legga bene le linee guida:
http://wiki.ubuntu-it.org/GruppoPromozione/StickerUbuntu/LineeGuida

Mail non conforme a quelle del registro

Procediamo così: Sospendiamo l'evasione e mandiamo una mail all'indirizzo non conforme con scritto

Gentile utente,
abbiamo ricevuto la sua lettera correttamente, ma purtroppo abbiamo rilevato un indirizzo 
mail non conforme a quello con cui è stata effettuata la richiesta.
Chiediamo perciò di ribadire la mail con cui è stata fatta la richiesta assieme al vostro indirizzo.

Distinti saluti,
Team Ubuntu Stickers

Una volta ricevuta risposta, controlliamo se l'indirizzo di destinazione coincide con quello dato prima. Fatto ciò procediamo modificando l'opportuna voce nel registro ed evadendo l'ordine in maniera normale.

Annullamento richiesta

In tutti questi casi, passati i 15 giorni, il referente comunica all'interessato che la richiesta viene annullata.

Vista la richiesta del (mettere data), considerato che in data (mettere data) (nome distributore) vi ha inviato un preavviso invitandovi ad inviare la busta per evadere la sua richiesta, visto che sono passati i 15 giorni concessi,

annulla la richiesta in oggetto


saluti

Distinti saluti,
Team Ubuntu Stickers

Dove incontrarci

• Canale IRC #ubuntu-it-doc;

• Mailing list GruppoPromozione;

Risorse utili

• [:GruppoPromozione/StickerUbuntu/Registro:Pagina in cui annotare le richieste e lo stato di evasione]

• [http://system76.com/index.php/cPath/53_64 System76]

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